Com publicar documents administratius que contenen dades de caràcter personal
1. Introducció
L'anonimització de documents administratius és un procediment essencial per garantir el dret a la protecció de dades personals en la publicació i difusió d'informació pública, en compliment de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació i bon govern i el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell (RGPD).
2. Principis generals d'anonimització
Principi de minimització: Només es poden publicar les dades estrictament necessàries.
Protecció de dades sensibles: No es poden divulgar dades de salut, ideologia, creences, afiliació sindical o altra informació especialment protegida.
Interès públic vs. dret a la privacitat: Només es poden publicar dades identificatives quan la normativa ho permeti expressament.
Substitució o eliminació d'informació personal: Utilització de codis genèrics (Interessat 1, Interessat 2) o omissió de noms i identificadors.
3. Procediment d'anonimització
Identificació de les dades personals en el document a publicar.
Valoració de la necessitat de publicació d'acord amb la normativa vigent.
Eliminació o substitució de dades identificatives (noms, DNI, adreces, telèfons, signatures, etc.).
Revisar i validar el document anonimitzat per garantir que no es pugui reidentificar cap persona.
4. Exemple d'anonimització de document administratiu
Document original:
"Decret d'Alcaldia núm. 123/2024, pel qual s'autoritza el Sr. Joan Vila, amb DNI 12345678X, i domicili a C/ Major, 10, per a l'ocupació de via pública amb una terrassa de bar."
Document anonimitzat:
"Decret d'Alcaldia núm. 123/2024, pel qual s'autoritza [Interessat 1] per a l'ocupació de via pública amb una terrassa de bar."
5. Consideracions finals
Revisar la normativa específica abans de publicar un document per assegurar-se que es compleixen els criteris de transparència i protecció de dades.
La Llei 19/2014 (LTC) obliga expressament a publicar determinades dades personals al portal de transparència: (art 8-14 LTC):
Identitat de les persones físiques a les quals s’adjudica un contracte públic o s’atorga un ajut o una subvenció (excepte la identitat dels beneficiaris d’ajuts i subvencions per motiu de vulnerabilitat social).
Identitat i trajectòria professional dels alts càrrecs i les seves retribucions, indemnitzacions i dietes.
Identitat dels empleats públics que tenen autoritzada la compatibilitat amb altres activitats, i dades bàsiques sobre aquestes altres activitats.
Identitat de les persones que superen un procés de selecció per ocupar un lloc de treball al sector públic (no identificar els no aptes o no seleccionats en processos selectius de personal al servei de les AAPP).
Però aquesta habilitació no suposa publicar:
Números de DNI en signatures electròniques
Incorporació d’altres dades innecessàries a efectes de publicitat: adreça, dades de contacte, dades de vehicles
Dades excessives en currículums d’alts càrrecs (estat civil, data de naixement, nombre de fills, etc)
Ubicació immobles titularitat d’alts càrrecs (cal salvaguardar privacitat i seguretat)
Dades de menors
Beneficiaris de determinats actes administratius pertanyen a col·lectius vulnerables com per exemple podrien ser els beneficiaris de subvencions i ajuts atorgades per motius de vulnerabilitat social (article 45.5 Decret 8/2021).
En aquests supòsits serà necessari aplicar tècniques d’anonimització i/o pseudoanonimització que no permetin identificar-ne els beneficiaris. Trobareu més informació sobre com publicar document al portal de transparència fent clic aquí.
Aplicar tècniques de dissociació en casos complexos on l'anonimització bàsica no sigui suficient.
Demanar assessorament mitjançant el Portal de Suport de la Diputació de Girona en cas de dubte sobre la publicació de dades específiques.