Limitació del termini de conservació de les dades publicades:

Quan es publiquen dades personals al Portal de Transparència cal tenir en compte el principi de limitació del termini de conservació de les dades (article 5.1 e) RGPD). Prenent en consideració aquest principi serà necessari limitar la publicitat de dades personals als Portals una vegada hagi transcorregut el termini que la norma que habilita a la publicació d’aquestes determini.

Quan la normativa d’aplicació no prevegi expressament un període de conservació de la publicació específic la difusió de dades al Portal de Transparència s’haurà de limitar, d’acord amb l’Auditoria 1/2018 de l’APDCAT, al període de temps necessari per assolir la finalitat que perseguia la publicació que no serà altra que la d’informar al conjunt de la ciutadania de l’activitat de l’Administració i de la gestió dels recursos públics.

Aquest principi també correlaciona amb el principi d’exactitud de les dades previst a l’article 5.1 d) RGPD segons el qual és necessari que les dades personals objecte de tractament (en aquest cas les publicades al Portal de Transparència) siguin correctes i estiguin actualitzades. El tractament de dades obsoletes (publicació de dades personals desfasades o incorrectes) no disposaria de base jurídica i no seria correcte mantenir-les publicades al Portal. Caldria retirar-les.

D’acord amb l’article 13.6 LTCat la informació subjecta al règim de publicitat activa s’ha de mantenir publicada al Portal de Transparència un mínim de cinc anys des del moment de la seva difusió llevat que existeixin d’altres terminis establerts de forma específica.

En alguns supòsits, tant la LTCat com el Decret 8/2021 ofereixen informació específica sobre el termini de conservació de la informació publicada al Portal. Mitjançant la consulta individualitzada dels ítems de transparència es pot accedir a les condicions específiques de conservació que preveu la normativa en el cas que existeixin.

Cal no confondre els terminis de conservació de la informació publicada als Portals de Transparència amb els terminis de conservació d’aquesta informació a efectes d’arxiu, els quals es regiran pel que disposen les taules d’accés i avaluació documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.