Limitació de l'ús dels motors de cerca i indexació de cercadors d'internet

La finalitat de transparència no implica, ni justifica, la indexació de les dades personals. Per aquest motiu, es recomana que s’implementin eines que impedeixin que els cercadors d’internet indexin la informació publicada al portal de la transparència i recopilin les eventuals dades de caràcter personal contingudes en aquestes publicacions. (Auditoria 1/2018 APDCat sobre portals de transparència)

Aquesta limitació en la indexació en cercadors no fa referència als cercadors interns que els portals de transparència han de disposar per exigència de l’article 6.1.c de la LTCat sinó a les solucions comercials de cercadors d’internet (Google, Bing, Yahoo etc.).

La recomanació 1/2008 de l’APDCAT sobre la difusió d’informació que contingui dades de caràcter personal a través d’internet estableix les següents directrius:

Realitzar un anàlisi previ dels documents a publicar que permeti identificar aquells que contenen o poden contenir dades personals. (la consulta dels apartats corresponents a “Protecció de dades” de cada un dels ítems de transparència pot ajudar a identificar-los).
Implantar, per defecte, mecanismes que impedeixin que els cercadors externs d’internet indexin els continguts. Una d’aquestes eines és el protocol de “robots.txt”, a través del qual es poden donar instruccions per limitar l’accés a robots d’alguns o de tots els cercadors, limitar l’accés a determinats arxius o impedir que s’indexi tot el contingut d’un lloc web.
Implantar algun sistema o mecanisme addicional que limiti la possibilitat de fer cerques massives d’informació mitjançant la indexació automàtica de continguts.

A més, l’APDCat també suggereix l’adopció de les següents mesures tècniques complementàries:

a) Aprofitar les eines que faciliten els mateixos cercadors per tal d’evitar que la informació es guardi a la memòria temporal d’aquests.

b) Evitar la utilització de fitxers per emmagatzemar les dades de caràcter personal que es publiquin i optar per fer-ho a través de solucions tècniques basades en la informació estructurada, com ara la utilització de bases de dades per accedir i emmagatzemar la informació.

c) Valorar la possibilitat que les parts dels fitxers que incorporin dades de caràcter personal s’incorporin com a imatges o altres sistemes que limitin l’accés als camps que continguin dades de caràcter personal. En aquest últim supòsit, cal tenir en compte les directrius per garantir l’accessibilitat dels documents electrònics generats en format imatge (en concret, per a les persones amb discapacitat virtual) i d’acord amb les previsions de la normativa sobre accessibilitat facilitar l’opció alternativa de poder accedir als documents incorporats com a imatge també en format textual (el text contingut en la imatge) (CNS 12/2020 (FJ IV i V) i CNS 39/2020 APDCat (FJ V)).