Preguntes més freqüents sobre l’informe del Síndic de Greuges (test del sol·licitant ocult) Guia pràctica de suport per als ajuntaments

Preguntes freqüents: Test del sol·licitant ocult

(Guia pràctica de suport per a ajuntaments)

USABILITAT I ACCESSIBILITAT

1. Com ha de ser l’accés al tràmit de sol·licitud d'accés a la informació pública (SAIP)?

• Requisit del Síndic: Hi ha d’haver un accés directe, visible i fàcil d’identificar des de la pàgina principal, el portal de transparència o la seu electrònica.

• Acció concreta: Activar el servei e-TRAM (de l’AOC) amb el tràmit específic «Sol·licitud d’accés a la informació pública». Com puc sol·licitar-lo?  · Suport AOC

2. És obligatori permetre la presentació electrònica i la presencial?

• Sí, s’han de permetre totes dues. El dret d’accés s’ha de garantir per via digital (seu electrònica) i presencialment (OAC o registre de l’ajuntament).

• Acció concreta: Posar en funcionament el tràmit a e TRAM i actualitzar la fitxa del tràmit amb l’horari d’atenció presencial de l’OAC, i garantir que aquest es compleix.

3. El formulari pot exigir el motiu de la sol·licitud?

• No. L'article 26 de la Llei 19/2014 deixa clar que no cal motivar la petició.

• Error habitual: Fer servir el tràmit «Instància genèrica», en el qual el camp EXPOSO/MOTIVACIÓ està marcat com a obligatori amb un asterisc (*).

• Acció concreta: Activar el servei e-TRAM (de l’AOC) amb el tràmit específic «Sol·licitud d’accés a la informació pública». Com puc sol·licitar-lo?  · Suport AOC

4. Cal acceptar sistemes d'identificació ràpids?

• Sí. S’ha de permetre l’accés amb sistemes de nivell baix o mitjà (idCAT Mòbil, Cl@ve PIN), sense obligar exclusivament a tenir un certificat digital instal·lat a l’ordinador (que sovint dona errors).

• Acció concreta: Revisar les opcions d’identificació configurades al tràmit e-TRAM i activar idCAT Mòbil / Cl@ve PIN.

5. Es permet desar el tràmit per continuar-lo més endavant?

• No. Actualment, aquesta funcionalitat no està disponible en el tràmit e-TRAM del Consorci AOC. Està previst implantar-la al llarg de l’any 2027.

ADMINISTRACIÓ EFICAÇ I RESOLUTIVA

6. Quin és el termini màxim per resoldre i notificar?

• 1 mes des de l’endemà de l’entrada de la sol·licitud al registre de l’ajuntament. El termini es pot prorrogar 15 dies més si la informació és molt complexa, però aquest fet s’ha de justificar i notificar al ciutadà abans que acabi el primer mes.

7. L'acusament de rebuda (notificació de recepció): Què és i per què penalitza tant?

• Aquest és un dels punts on més fallen els ajuntaments. L’article 27 de la Llei exigeix que, dins d’un termini màxim de 10 dies, s’enviï un comunicat al sol·licitant amb la informació següent:

  • Data de recepció al registre.

  • Òrgan competent per resoldre (exemple: l’alcaldia).

  • Termini màxim per resoldre (1 mes).

  • Efectes del silenci administratiu (generalment estimatori, llevat excepcions legals).

• Informació addicional: Si l’ajuntament resol la sol·licitud i lliura la informació definitiva en un termini inferior a 10 dies, no és necessari enviar l’acusament de recepció previ.

8. Què passa si lliurem la informació però no és exactament el que demanava?

• Això penalitza severament. La informació ha de respondre exactament al que s’ha preguntat. Si una dada no es pot donar (per protecció de dades personals, seguretat, etc.), cal lliurar la resta de la informació esborrant o anonimitzant la dada protegida (accés parcial), i justificar-ho jurídicament a la resolució.

• Informació addicional: La Diputació ofereix assistència als ajuntaments en la tramitació i la resolució de sol·licituds d’accés a la informació pública (SAIP). Podeu sol·licitar aquest suport a través del Portal de suport de Govern Obert.

ADMINISTRACIÓ COMPRENSIBLE

9. S’ha d’oferir informació i assessorament a través del portal / de la seu electrònica?

• Cal que al portal o a la seu electrònica s’hi incorpori informació clara sobre l’assessorament disponible en relació amb la tramitació de les sol·licituds d’accés a la informació pública. Aquesta informació ha d’orientar la ciutadania sobre com presentar la sol·licitud, quins són els terminis, quins drets els assisteixen i on poden adreçar-se en cas de dubtes.

Per editar o completar aquest contingut, el gestor d’EACAT del vostre ajuntament disposa de permisos d’edició que permeten actualitzar la informació directament a la fitxa del tràmit.

Podeu consultar el model de referència a la pàgina Sol·licitud d'accés a la informació pública.

10. Com podem fer resolucions entenedores sense perdre rigor legal?

• El Síndic valora especialment que qualsevol ciutadà, encara que no tingui formació jurídica, pugui comprendre amb claredat per què se li facilita —o se li denega, totalment o parcialment— la informació sol·licitada.

La clau no és reduir el rigor jurídic, sinó estructurar millor el document. Cal evitar resolucions amb paràgrafs excessivament extensos i acumulacions de «Vist» i «Considerant» que dificulten la lectura.

Bona pràctica recomanada: Incorporar un primer paràgraf de resum clar i directe (resum executiu) abans de l’exposició jurídica detallada.

ADMINISTRACIÓ GARANTISTA

11. S’ha d’utiitzar un model formal de resolució o comunicació formal?
La resposta a una sol·licitud d’accés no pot consistir en un simple correu electrònic informal. Cal dictar una resolució formal (decret d’alcaldia o acord de l’òrgan competent), degudament signada per qui té atribuïda la competència.

12. En la informació del tràmit s’ha d’informar sobre els recursos disponibles?
A la resolució ha de constar de manera clara quins recursos es poden interposar:
El peu de recurs ha d’incloure necessàriament el següent text:

• “Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es podrà interposar recurs contenciós administratiu davant la secció contenciosa administrativa dels tribunals de Girona, en el termini de dos mesos a comptar des del dia següent al de la seva notificació.  

  Alternativament i de forma potestativa, es pot interposar recurs de reposició davant el mateix òrgan que l'ha dictat, en el termini d'un mes a comptar des del dia següent al de la seva notificació. 

  També alternativament i de forma potestativa, aquesta resolució o, si escau, l’acte que resolgui el recurs de reposició abans esmentat, pot ser objecte de reclamació davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública (GAIP), en el termini d’un mes a comptar des del dia següent al de la seva notificació.”

13. A la resolució, han de constar la identificació i la signatura de l’òrgan resolutori?

• La resolució ha d’indicar clarament qui resol (òrgan competent), i ha d’incorporar la signatura corresponent.

INFORMACIÓ ACTUALITZADA, REUTILITZABLE I INTEROPERABLE

14. El formulari ha de permetre indicar la forma o format en què es vol rebre la informació?

• Sí. El formulari ha d’incloure aquesta opció, a fi d’informar la ciutadania que pot indicar la forma o el format en què desitja rebre la informació sol·licitada.

15. La informació s’ha de lliurar en el format escollit?

Bona pràctica: Sempre que sigui tècnicament possible, cal respectar la preferència de format del sol·licitant; si no és possible, cal justificar-ho i oferir alternatives.

16. Cal afegir una clàusula sobre reutilització?

• Sí. El Síndic demana que en el document de lliurament s’indiqui que la informació proporcionada es pot reutilitzar, i sota quina llicència (habitualment es permet l’ús comercial i no comercial, sempre que se citi la font i no es desnaturalitzi la informació). Podeu ampliar la informació sobre les llicències de reutilització i el certificat de condicions en aquest enllaç: Llicències de reutilització i el certificat de condicions de reutilització: guia breu per a ajuntaments - Govern Obert

QUALITAT

17. La informació lliurada s’ha de correspondre sempre exactament amb la sol·licitud presentada?

Sí. El Síndic comprova que la informació facilitada respongui de manera completa al que el ciutadà ha demanat. No és suficient enviar documentació relacionada o aproximada: ha de ser exactament allò que s’ha sol·licitat.

Si alguna part de la informació no es pot facilitar (per protecció de dades, inexistència d’informació, límits legals, etc.), cal:

• Lliurar la resta d’informació disponible (accés parcial).

• Justificar jurídicament la part que no es facilita.

• Explicar-ho de manera clara a la resolució.

Bona pràctica: Fer una comprovació prèvia a l’enviament amb una pregunta clau: «És exactament això el que el ciutadà demanava?»

18. S’ha de tenir una carta de serveis o un sistema d’indicadors per al dret d’accés?

Sí. La carta de serveis és obligatòria com a instrument de qualitat i compromís amb la ciutadania. El Síndic comprova no només que existeixi formalment, sinó que inclogui compromisos concrets vinculats al dret d’accés a la informació pública.

Bona pràctica: Aprovar la carta de serveis de l’oficina d’atenció ciutadana (OAC) incorporant un compromís específic sobre la tramitació de les sol·licituds d’accés a la informació pública.

19. S’han de publicar els resultats de l’avaluació de la carta de serveis o dels indicadors?

Sí, és obligatori publicar els resultats de l’avaluació de la carta de serveis. No n’hi ha prou amb aprovar compromisos; cal fer-ne seguiment i donar-ne publicitat per garantir la rendició de comptes i la millora contínua.

Bona pràctica: Publicar anualment un informe d’avaluació de la carta de serveis al portal de transparència. Podeu consultar el model de referència a la pàgina de Govern Obert Pas a pas per a l’aprovació de la carta de serveis de l’OAC (suport per a ajuntaments petits i mitjans).

20. S’ha d’oferir assistència i assessorament per facilitar l’exercici del dret d’accés?

Sí. El Síndic valora que l’Ajuntament no només permeti presentar la sol·licitud, sinó que ajudi activament la ciutadania a formular-la correctament.

Això inclou:

• Telèfon visible de suport.

• Correu electrònic de contacte.

• Persona o unitat referent.

• Orientació per concretar millor la petició si és massa genèrica.

Bona pràctica: Incloure a la fitxa del tràmit SAIP un apartat de contacte directe amb nom, correu i telèfon. Podeu consultar el model de referència a la pàgina Sol·licitud d’accés a la informació pública - Diputació de Girona.

VALORACIÓ ADDICIONAL

1 . S’ha de localitzar en el web de l’administració alguna campanya institucional per promoure l’ús de la sol·licitud d’accés a la informació pública?

Es recomana, però no és obligatori.
Acció concreta: Llançar una microcampanya anual

2 .La cita prèvia presencial per tramitar una sol·licitud d’accés a la informació pública és obligatòria?

No és obligatòria. Cal garantir atenció presencial sense que la cita prèvia sigui un obstacle.

3 .S’ha d’anunciar de forma visible un telèfon genèric, un bot de conversa per resoldre dubtes o un suport com ara «et truquem nosaltres» ?

Es recomana, però no és obligatori.

4 .S’ha d’anunciar de forma visible un servei específic de suport presencial a la tramitació digital (punts digitals, oficines de suport)?

Es recomana i és molt útil.
Acció concreta: Mapar i publicar punts digitals amb horari i persona de contacte, i incloure la informació a la fitxa del tràmit SAIP.

5 .L’administració ha de lliurar la informació en la meitat del termini establert per la normativa?

És un objectiu recomanat (no sempre és possible).

6 . Hi ha d’haver una instrucció o reglament que adapti la normativa de transparència a l’organització?

Es recomana i és molt útil.
Acció concreta: Aprovar una instrucció que determini responsable, procediment intern, habilitació per a accessos parcials i models de resolució (basats en els models de la Diputació).

7 . La informació del tràmit ha de ser exhaustiva i completa?

Sí, és obligatori: la fitxa del tràmit ha de ser completa.
Acció concreta: Revisar que la fitxa SAIP contingui: objecte, terminis, formats de lliurament, identificació, adreces, peu de recurs, reutilització, contacte de suport. Podeu consultar el model de referència del tràmit a la pàgina Sol·licitud d’accés a la informació pública - Diputació de Girona.

8 .S’hi ha d’incorporar un vincle directe a la GAIP per formular un recurs?

Es recomana i és molt pràctic.
Acció concreta: Afegir un enllaç clar a la informació sobre la GAIP i instruccions bàsiques per presentar reclamació; incloure el text d’exemple del peu de recurs a la resolució.

«Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant la secció contenciosa administrativa de Girona, en el termini de dos mesos a comptar des de l’endemà de la seva notificació.  

Alternativament i de forma potestativa, es pot interposar recurs de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes a comptar des de l’endemà de la seva notificació. 

També alternativament i de forma potestativa, aquesta resolució o, si escau, l’acte que resolgui el recurs de reposició abans esmentat, pot ser objecte de reclamació davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública (GAIP), en el termini d’un mes a comptar des de l’endemà de la seva notificació.»

9 .S’hi ha d’informar de la possibilitat de demanar un certificat de les condicions de reutilització?

Recomanat.
Acció concreta: Indicar, a la fitxa del lliurament, que la informació es pot reutilitzar i com s’ha de demanar un certificat o aclariments sobre la llicència, així com oferir la clàusula tipus sobre reutilització. L’ús dels models de tramitació de SAIP us permetrà complir adequadament els requisits establerts pel Síndic en relació amb la tramitació i la resolució de les sol·licituds, d’acord amb la Llei 19/2014: Models de documents per a la tramitació del dret d’accés a la informació pública Llei 19/2014

10. En el portal de transparència s’ha d’informar de les resolucions d’accés a la informació pública rebudes i tramitades de l’any previ a l’estudi?
És obligatori publicar dades agregades (i es recomana publicar resolucions anonimitzades quan sigui possible).
Acció concreta: Publicar anualment un registre amb el nombre de sol·licituds, els terminis mitjans, el percentatge d’accés total, parcial i denegat, i l’enllaç a la carta de serveis.

11. En la informació del tràmit hi ha d’haver el termini mitjà de resolució de les sol·licituds d’accés a la informació pública?
Recomanat.
Acció concreta: Si es disposa de les dades, incorporar al portal de transparència una referència clara, com ara:

«Termini màxim legal: 1 mes.

Termini mitjà de resolució durant l’any 2025: 21 dies.»

12. Un cop s’ha resolt o s’ha lliurat la informació, s’ha de fer una enquesta de satisfacció de la sol·licitud d’accés a la informació pública?
Molt recomanat, ja que és una eina de millora contínua.
Acció: Enviar un enllaç a una enquesta curta (2-4 preguntes) automàticament al tancament del procediment.