Publicitat de la identificació de les persones que signen els convenis de col·laboració

Resum

L’APDCAT estableix que en la publicació de convenis només s’han d’identificar les parts signants. No és pertinent publicar el nom de la Secretaria General, ja que no assumeix obligacions jurídiques. Cal aplicar el principi de minimització per protegir les dades personals.

Anonimització de dades personals en la publicació de convenis administratius: criteris per als ens locals

Quines dades han de ser anonimitzades en els convenis que es remeten al Registre de Convenis de Col·laboració i Cooperació de la Generalitat de Catalunya? Aquesta incertesa ha estat abordada per l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), que ha emès un dictamen clau per interpretar correctament el que estableix la normativa vigent.

Aquest dictamen es basa en una consulta sobre la necessitat d'anonimitzar el nom i cognoms de la persona que exerceix la Secretaria General d'una entitat local i que intervé en la signatura d'un conveni administratiu. La resposta de l'APDCAT proporciona una orientació clara, tot aclarint quines dades poden ser publicades i quines han de ser suprimides, d'acord amb la legislació sobre protecció de dades i transparència.

Principi de minimització i publicitat activa

El dictamen destaca l'aplicació del principi de minimització de dades, establert a l'article 5.1.c del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals (RGPD). Aquest principi exigeix que les dades personals siguin adequades, pertinents i limitades al necessari en relació amb les finalitats per a les quals s'han de tractar.

En el marc de la publicitat activa prevista a la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, es preveu que en la publicació de convenis només s'identifiquin les parts signants. En aquest context, la persona que ocupa la Secretaria General de l'ajuntament no s'ha de considerar com una part signant del conveni, tot i que actuï com a fedatària pública. Per tant, la seva identificació amb nom i cognoms no seria pertinent ni adequada segons el principi de minimització.

Implicacions pràctiques per als ens locals

A partir d'aquest criteri, els ens locals han de tenir en compte que, en el moment de publicar convenis o de remetre'ls al registre corresponent, cal:

1. Incloure únicament les dades identificatives de les parts signants del conveni (habitualment, l'alcaldia o la presidència i la representació de l'altra entitat signant).

2. Evitar la publicació del nom i cognoms de persones que actuen en qualitat de testimonis, fedataris o altres figures que no assumeixen obligacions jurídiques en nom de l'entitat.

3. Aplicar sistemàticament el principi de minimització en la revisió dels documents abans de la seva publicació o tramesa, per tal de garantir el respecte als drets en matèria de protecció de dades.

Per evitar que el DNI dels treballadors públics sigui visible a les signatures electròniques, podeu consultar aquest article. Així mateix, podeu consultar el dictamen de l’APDCAT a través d’aquest enllaç.