Guia per anonimitzar els decrets d'un ajuntament
Resum
Aquesta guia estableix les pautes perquè els ajuntaments anonimitzin els seus decrets municipals, equilibrant l'obligació de transparència amb la protecció de dades personals.
Guia per anonimitzar els decrets d'un ajuntament
Identificació de dades personals:
El primer pas és identificar totes les dades personals presents en els decrets. Aquestes poden incloure:
Noms i cognoms
DNI, NIE o altres identificadors
Adreces postals i electròniques
Números de telèfon
Dates de naixement
Informació financera (números de compte bancari, etc.)
Dades de salut
Informació laboral (càrrecs, salaris, etc.)
Qualsevol altra informació que pugui identificar directament o indirectament a una persona
Avaluació de la necessitat de la informació:
Un cop identificades les dades personals, cal avaluar si la seva inclusió és necessària per a la comprensió del decret. En molts casos, la informació personal no és essencial per entendre la decisió adoptada.
Tècniques d'anonimització:
Si la informació personal no és necessària, s'han d'aplicar tècniques d'anonimització per eliminar-la del decret. Les tècniques més comunes són:
Supressió: Eliminar completament la informació (per exemple, esborrar un nom).
Substitució: Reemplaçar la informació per un codi o pseudònim (per exemple, canviar un DNI per un número de registre de la sol·licitud).
Casos especifics:
A més, s'ha de tenir en compte la següent informació a anonimitzar en aquestes situacions:
Expedients de subvencions: La Llei 19/2014 obliga a publicar informació sobre subvencions, incloent-hi els beneficiaris. Només s’ha de publicar nom i cognoms del beneficiari i caldria afegir-hi les quatre xifres del NIF, seguint aquest exemple: Nom, cognoms ***4567**
Subvencions de caràcter social i vulnerabilitat:
Es protegeix la confidencialitat dels beneficiaris, especialment menors o persones en situació de vulnerabilitat. Es proposa l'ús de codis identificatius alternatius, com el número de registre de la sol·licitud més les quatre xifres del DNI, seguint aquest exemple:
Pel que fa al títol de l’expedient, s'hauria de modificar de la següent manera:
Títol original:
Decret de concessió de subvenció a Joan Pérez
Títol anonimitzat:
Decret de concessió de subvenció amb número de registre 2024/123
Expedients de contractació:
D’acord amb la normativa sobre protecció de dades personals, en els decrets i informació administrativa associada, cal identificar únicament les persones físiques licitadores amb el nom i els cognoms i les autoritats, càrrecs i empleats públics amb el nom, els cognoms i el lloc que ocupen. Prèviament s’ha d’informar els interessats que les seves dades es publicaran.
Pel que fa al títol de l’expedient, s'hauria de modificar de la següent manera:
Títol original:
Decret d’adjudicació del servei d’impressió a Maria Pérez
Títol anonimitzat:
Decret d’adjudicació del servei d’impressió amb número de registre 2024/123
Expedients de recursos humans:
D’acord amb la normativa sobre protecció de dades personals, en els decrets i informació administrativa associada, cal identificar únicament les persones físiques amb el nom i els cognoms i les autoritats, càrrecs i empleats públics amb el nom, els cognoms i el lloc que ocupen.
Pel que fa al títol de l’expedient, s'hauria de modificar de la següent manera:
Títol original:
Decret de nomenament de Susana Llahí
Títol anonimitzat:
Decret de nomenament amb número de registre 2024/123
Publicació del decret anonimitzat:
Per a la publicació del decret anonimitzat al Portal de Transparència, cal garantir el compliment dels següents aspectes:
S'ha d'evitar la inclusió del CSV del document.
No s'ha d'emprar la tècnica d'anonimització consistent en l'ús de rectangles negres sobre el text.
Les signatures manuscrites no s'han de publicar; cal ocultar-les i fer constar que el document original està signat.
S'ha de suprimir el DNI de les signatures electròniques (podeu consultar les bones pràctiques recomanades en aquest enllaç).
S'ha de respectar el principi de minimització de les dades, publicant exclusivament aquelles que siguin adequades, pertinents i necessàries per a la finalitat de transparència..
Exemple:
Decret original:
El Sr. Joan Pérez, amb DNI 12345678X i domicili al carrer Major, 1, ha sol·licitat una llicència d'obres.
Decret anonimitzat*:
La persona interessada amb número de registre 2024/123 ha sol·licitat una llicència d'obres.
* En aquest exemple, s'han suprimit el nom, el DNI i l'adreça, i s'ha substituït per un número de registre.
Pel que fa al títol de l’expedient, s'hauria de modificar de la següent manera:
Títol original:
Decret de concessió de llicència d'obres a Joan Pérez
Títol anonimitzat:
Decret de concessió de llicència d'obres amb número de registre 2024/123
Consideracions addicionals:
En cas de dubte sobre si una dada és personal o no, és millor anonimitzar-la.
Cal revisar periòdicament els decrets ja publicats per assegurar-se que segueixen complint amb la normativa de protecció de dades.
Aquesta guia és orientativa i s'ha d'adaptar a les circumstàncies específiques de cada ajuntament.
Necessites assessorament en la resolució de les sol·licituds d’accés a la informació pública? Recorda que pots sol·licitar assessorament accedint al Portal de suport JIRA de la Diputació de Girona,