Enviament de cartes a majors de 65 anys per informar-los d’un projecte pilot (CNS 30/2023)

Enviament de cartes a majors de 65 anys per informar-los d’un projecte pilot: consideracions de protecció de dades segons el dictamen CNS 30/2023

Els ajuntaments tenen un paper fonamental en la difusió d’informació i en la implementació de projectes adreçats a la ciutadania. No obstant això, qualsevol tractament de dades personals ha de complir estrictament amb la normativa vigent en matèria de protecció de dades. En aquest sentit, el dictamen CNS 30/2023 de l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) proporciona directrius clares sobre la legalitat de l’enviament de cartes per part d’un ajuntament a persones majors de 65 anys per informar-les d’un projecte pilot i demanar el seu consentiment.

Marc normatiu aplicable

El tractament de dades personals per part dels ajuntaments ha d’adequar-se al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), especialment pel que fa als principis de licitud, lleialtat i transparència (art. 5 RGPD).

Consideracions clau del dictamen CNS 30/2023

Segons aquest dictamen, l’enviament de cartes a les persones grans utilitzant les dades del padró municipal ha de respectar les condicions següentes:

1. Base de legitimació del tractament: L’ajuntament ha de disposar d’una base jurídica adequada per al tractament de les dades. En aquest cas, perquè l’ajuntament pugui utilitzar les dades del padró per a l’enviament de la comunicació, ha de comptar amb el consentiment de les persones destinatàries o fonamentar-se en una missió realitzada en interès públic (art. 6.1.e RGPD).

2. Principi de minimització de dades: Només es poden utilitzar les dades estrictament necessàries per assolir la finalitat prevista, en aquest cas, la data de naixement i l’adreça postal de les persones destinatàries.

3. Consentiment informat: La comunicació enviada ha d’incloure de manera clara i comprensible tota la informació necessària perquè la persona pugui prestar el seu consentiment de forma lliure i informada, d’acord amb l’article 7 RGPD.

4. Formalització d’encàrrecs de tractament: Si el projecte pilot és gestionat per una entitat externa, l’ajuntament ha de signar un contracte d’encàrrec de tractament conforme a l’article 28 RGPD per garantir la seguretat i el correcte tractament de les dades.

5. Informació i drets de les persones interessades: En la comunicació s’ha d’incloure un apartat informant les persones destinatàries dels seus drets en matèria de protecció de dades (accés, rectificació, supressió, oposició i limitació del tractament), així com els canals per exercir-los.

Conclusió

El dictamen CNS 30/2023 ofereix una guia essencial per als ajuntaments que vulguin portar a terme iniciatives adreçades a la població de majors de 65 anys mitjançant comunicacions postals. És imprescindible garantir que qualsevol tractament de dades es faci en compliment estricte de la normativa vigent, assegurant la protecció dels drets de les persones interessades i evitant riscos legals.

Per tant, abans d’iniciar qualsevol acció d’aquesta naturalesa, es recomana revisar el marc normatiu, valorar la necessitat d’obtenir consentiment i adoptar les mesures necessàries per garantir la seguretat en el tractament de les dades personals.